Ticari defterler, tacirin işletmesinin malvarlığı durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve faaliyet sonuçlarını gösteren kayıtlardır. Tacir açısından yönetimin aracı, ortaklar, alacaklılar ve devlet açısından bilgi kaynağı, yargılamada ise önemli bir delildir. TTK’nın beşinci kısmı defter tutmayı, envanteri, finansal tabloları ve belgelerin saklanmasını; altıncı kısmı ise tacirler arasında sık kullanılan cari hesap sözleşmesini düzenler. İki konu birbirine bağlıdır: Cari hesap ilişkisinin kalemleri ve bakiyesi uygulamada ticari defterlerdeki kayıtlarla ortaya konur.
Defter tutma yükümlülüğü
Defterler, üçüncü kişi uzmanlara makul sürede yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verecek şekilde tutulur; işletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir (m.64/1). Tacir, işletmesiyle ilgili gönderdiği her belgenin bir kopyasını yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla da yükümlüdür (m.64/2).
Defter türleri
- Muhasebe defterleri: Yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri.
- Muhasebeyle ilgili olmayan defterler: Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri de ticari defterdir (m.64/4). Ticaret Bakanlığı bu defterlerin elektronik ortamda tutulmasını zorunlu kılabilir.
Tacirler ayrıca VUK’un defter tutma ve kayıt zamanına ilişkin hükümlerine uymak zorundadır; TTK’nın defter ve finansal tablo hükümleri vergi matrahının vergi kanunlarına göre belirlenmesine engel değildir (m.64/5).
Açılış ve kapanış onayları
| Onay | Zaman | Yapan |
|---|---|---|
| Kuruluşta açılış onayı (fiziki defterler) | Kuruluş sırasında, kullanılmaya başlamadan önce | Noter; AŞ ve Ltd. Şti. tescilinde ticaret sicili müdürlüğü |
| İzleyen dönemlerde açılış onayı | Defterin kullanılacağı dönemin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar | Noter |
| Yevmiye defteri kapanış onayı | İzleyen faaliyet döneminin altıncı ayı sonuna kadar | Noter |
| Yönetim kurulu karar defteri kapanış onayı | İzleyen faaliyet döneminin birinci ayı sonuna kadar | Noter |
| Elektronik defterler | Açılış ve kapanışta onay aranmaz | — |
Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri, yeterli yaprak bulunduğu sürece izleyen dönemlerde açılış onayı yaptırılmadan kullanılabilir (m.64/3). Açılış onayını yapan noter ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır.
Tutma ilkeleri ve envanter
Defterler Türkçe tutulur; kısaltma, rakam, harf ve semboller kullanılırsa anlamları açıkça belirtilir (m.65/1). Kayıtlar eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli yapılır (m.65/2). Bir kayıt önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez; kayıt sırasında mı sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değişiklikler yasaktır (m.65/3).
Tacir, işletmesinin açılışında taşınmazlarını, alacaklarını, borçlarını, nakdini ve diğer varlıklarını tek tek değerleriyle gösteren bir envanter çıkarır ve bunu her faaliyet döneminin sonunda tekrarlar. Faaliyet dönemi (hesap yılı) on iki ayı geçemez (m.66/1–2). Belirli koşullarla değişmeyen miktar ve değerle envantere alınan varlıklar için de kural olarak üç yılda bir fiziksel sayım zorunludur (m.66/3). Tacir ayrıca açılış bilançosu ve her dönem sonunda yıllık bilanço ile gelir tablosu düzenler; bunlar Türkçe ve Türk Lirası ile hazırlanır ve tacir tarafından tarih atılarak imzalanır (m.68–71). Finansal tablolarda Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumunun yayımladığı Türkiye Muhasebe Standartlarına uyulur (m.88).
Saklama ve ibraz
Tacir; ticari defterlerini, envanterleri, bilançoları, finansal tabloları ve faaliyet raporlarını, alınan ticari mektupları, gönderilen ticari mektupların suretlerini ve defter kayıtlarının dayandığı belgeleri sınıflandırılmış şekilde saklamakla yükümlüdür (m.82/1). Ticari mektup, bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalardır (m.82/2).
Saklama süresi, son kaydın yapıldığı, belgenin oluştuğu veya yazışmanın yapıldığı takvim yılının bitişiyle başlar (m.82/6). Belgeler yangın, su baskını, deprem gibi bir afet veya hırsızlık nedeniyle saklama süresi içinde ziyaa uğrarsa tacir, ziyaı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün içinde işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir; bu dava hasımsız açılır (m.82/7; süre 7417 sayılı Kanunla on beş günden otuz güne çıkarılmıştır). Gerçek kişi tacirin ölümünde mirasçıları, ticareti terk etmesinde kendisi saklamakla yükümlüdür; mirasın resmî tasfiyesi veya tüzel kişinin sona ermesi hâlinde defterler on yıl süreyle sulh mahkemesince saklanır (m.82/8).
Ticari uyuşmazlıklarda mahkeme, yabancı gerçek veya tüzel kişi olsalar bile tarafların ticari defterlerinin ibrazına resen veya talep üzerine karar verebilir (m.83/1). Kural olarak defterlerin uyuşmazlıkla ilgili kısımları tarafların katılımıyla incelenir (m.84); ancak mirasa, mal ortaklığına ve şirket tasfiyesine ilişkin uyuşmazlıklarda mahkeme defterlerin teslimine ve bütün içeriğinin incelenmesine karar verebilir (m.85).
Ticari defterlerin delil değeri (HMK m.222)
- Sahibi lehine delil: Usulüne uygun defter kayıtları, karşı tarafın aynı şartlara uygun defterlerindeki kayıtlar bunlara aykırı değilse, karşı taraf defterlerini ibraz etmezse veya kayıtların aksi senet veya kesin delille ispatlanmamışsa sahibi lehine delil olur. Karşı tarafın usulüne uygun defterlerinde ilgili hususta hiç kayıt yoksa defterler sahibi lehine delil olarak kullanılamaz. Lehe ve aleyhe kayıtlar birbirinden ayrılamaz (HMK m.222/3).
- Sahibi aleyhine delil: Açılış veya kapanış onayları bulunmayan ve kayıtları birbirini doğrulamayan defterler sahibi aleyhine delil olur (HMK m.222/4).
- Tacir olmayan taraf: Tacir olmayan taraf, tacirin defterlerindeki kayıtları kabul edeceğini belirtirse ve karşı taraf ibrazdan kaçınırsa, ibrazı talep eden iddiasını ispat etmiş sayılır (HMK m.222/5).
Cari hesap
Tanım ve şekil
Cari hesap sözleşmesi için tarafların tacir olması gerekmez; ancak yazılı şekil geçerlilik şartıdır. Sözleşmenin özü, alacakların ayrı ayrı istenmesinden karşılıklı vazgeçilmesi ve yalnızca dönem sonunda çıkacak bakiyenin istenebilmesidir.
Hükümleri
- Bütünlük ilkesi: Cari hesaba geçirilen kalemler ayrılmaz bir bütündür; hesap kesilmeden taraflardan hiçbiri alacaklı veya borçlu sayılamaz (m.97).
- Dava ve savunma hakları: Aksi kararlaştırılmadıkça kalemin hesaba kaydedilmesi, o kalemi doğuran işleme ilişkin dava ve savunma haklarını düşürmez; işlem iptal edilirse kalem hesaptan çıkarılır (m.90/1-a).
- Yenileme yok: Sözleşmeden önce doğmuş bir alacak tarafların onayıyla hesaba kaydedilirse, aksi kararlaştırılmamışsa yenilenmiş olmaz (m.90/1-b).
- Ticari senet: Senedin hesaba kaydı, bedelinin alınması şartıyla yapılmış sayılır; bedeli alınamayan senet sahibine geri verilerek kaydı silinir (m.90/1-c, m.91).
- Hesap dışı alacaklar: Takas edilemeyen alacaklar ile belirli bir amaca harcanmak veya emre hazır tutulmak üzere teslim edilen para ve mallardan doğan alacaklar cari hesaba geçirilemez (m.93).
- Faiz: Alacak sütununa yazılan tutarlara kayıt tarihinden itibaren faiz işler (m.90/1-e). Taraflar, üç aydan aşağı olmamak şartıyla faizlerin anaparaya eklenmesini kararlaştırabilir (m.96/1).
Bakiye ve itiraz
Hesap devreleri sonunda devre hesabı kapatılır ve fark belirlenir. Sözleşmede veya ticari teamülde hesap devresi yoksa her takvim yılının son günü hesabın kapatılma günü sayılır. Bakiye cetvelini alan taraf, bir ay içinde noter, taahhütlü mektup, telgraf veya güvenli elektronik imzalı yazıyla itiraz etmezse bakiyeyi kabul etmiş sayılır (m.94).
Sona erme, haciz ve zamanaşımı
Sözleşme; sürenin dolması, süresiz ise fesih ihbarı ve taraflardan birinin iflası ile sona erer (m.98). Süreli sözleşmede taraflardan biri ölür veya kısıtlanırsa, her iki taraf on gün önceden haber vererek feshedebilir (m.99). Bir tarafın alacaklısı ona ait bakiyeyi haczettirdiğinde hesap o gün kapatılır; borçlu taraf on beş gün içinde haczi kaldırtmazsa diğer taraf sözleşmeyi feshedebilir (m.100).
Cari hesabın tasfiyesine, bakiyeye, faize, hesap hatalarına ve haksız kalemlere ilişkin davalar sözleşmenin sona ermesinden itibaren beş yıl geçmekle zamanaşımına uğrar (m.101).
| Konu | Süre / Kural | Dayanak |
|---|---|---|
| Şekil | Yazılı (geçerlilik) | m.89/2 |
| Bakiyeye itiraz | Cetvelin alınmasından itibaren 1 ay | m.94/2 |
| Hesap devresi yoksa | Her takvim yılının son günü | m.94/2 |
| Bileşik faiz | En az 3 aylık dönem | m.96 |
| Haczin kaldırılması | 15 gün | m.100/2 |
| Zamanaşımı | Sona ermeden itibaren 5 yıl | m.101 |
Özet
- Her tacir, işletmesinin mali durumunu ve faaliyet sonuçlarını açıkça gösteren ticari defterleri tutmak zorundadır; pay defteri ve karar defterleri de ticari defterdir (TTK m.64).
- Fiziki defterlerde açılış onayı notere, AŞ ve Ltd. Şti. kuruluşunda sicil müdürlüğüne yaptırılır; yevmiye kapanışı 6. ay, yönetim kurulu karar defteri kapanışı 1. ay sonuna kadardır; elektronik defterde onay aranmaz.
- Defterler Türkçe, eksiksiz, doğru ve zamanında tutulur; envanter açılışta ve her dönem sonunda çıkarılır; hesap dönemi 12 ayı geçemez (m.65–66).
- Defter ve belgeler 10 yıl saklanır; süre takvim yılı sonunda başlar; ziyada 30 gün içinde mahkemeden belge istenir (m.82).
- Usulüne uygun defterler ticari davalarda delildir; onaysız ve tutarsız defterler sahibi aleyhine delil olur (HMK m.222).
- Cari hesap, alacakların ayrı ayrı istenmesinden vazgeçilip bakiyenin istenmesine dair yazılı sözleşmedir; kalemler bölünmez bir bütündür (m.89, m.97).
- Bakiye cetveline 1 ay içinde itiraz edilmezse bakiye kabul edilmiş sayılır; cari hesap davaları sözleşmenin sona ermesinden itibaren 5 yılda zamanaşımına uğrar (m.94, m.101).